Efficiënter werken in de KMO

Meer doen met minder middelen? Een droomscenario voor zowat elke KMO. Efficiënter werken prijkt dan ook stevig bovenaan de prioriteitenlijsten, blijkt uit een grootschalig onderzoek van de Exact KMO Barometer. Met een krappe arbeidsmarkt én stijgende (loon)kosten, zoeken ondernemers immers naar manieren om meer te doen met minder middelen. De drijvende kracht om efficiënter te werken: digitalisering en automatisering.

Vergeet de technologie

Digitalisering zorgt er voor dat je bepaalde acties of processen sneller, foutlozer en vooral gerichter kan uitvoeren. Documenten worden bijvoorbeeld overal beschikbaar, gegevens dien je niet langer opnieuw en overal in te geven, data kan centraal beheerd worden en niet louter lokaal op verschillende laptops om maar enkele voorbeelden te noemen. Digitalisering maakt werken eigenlijk eenvoudiger en eenvoud betekent hier ook meer efficiëntie. 

Digitaliseren kan op verschillende manieren. Op vandaag is digitalisering immers al lang geen rocket science meer. Elke onderneming, klein of groot kan op zijn of haar niveau digitaliseren. Met enkele gerichte implementaties kan je al snel het verschil maken. Om niet verloren te lopen in de zee van mogelijkheden en technologieën, focus je best op waar je precies naartoe wil. Hoe je hieraan begint? 

• Vergeet even de technologische mogelijkheden (Ja, I know jouw IT-man zal dit niet graag horen) en denk in de eerste plaats aan wat je zou willen veranderen mocht dit mogelijk zijn. Aan welke taak of proces stoor jij je vandaag in jouw onderneming? Wat is een taak die te veel energie vraagt? Welke taak of welk proces duurt gewoon te lang? Wat moet je telkens opnieuw doen of waar zitten zo goed als altijd fouten in? Anno 2024 zijn de technologische mogelijkheden enorm. Bekijk het louter functioneel, de technolgie voegen we later wel toe.
• Kies voor echte quick-wins die een directe meerwaarde kunnen betekenen voor jouw onderneming. Ook met kleine ingrepen kan je op vandaag grote resultaten boeken. Probeer deze processen vanaf de start te identificeren. 
• Concentreer je in de eerste plaats op procesverbetering, pas later op de ontwikkeling van nieuwe processen. De interne processen goed krijgen en optimaliseren, kan immers snel leiden tot efficiëntiewinsten. Neem hierbij de bottlenecks aan: denk aan manueel overtypen van documenten, goedkeuringen door meerdere personen, verslepen van bestanden, manueel kopiëren,...
• Met modulaire oplossingen betaal je enkel voor wat je effectief gebruikt en vooral ook nodig hebt. Geen complexe processen, afleiding door te veel onnodige mogelijkheden maar volledige focus op jouw interne processen.
• Omarm artificiële intelligentie (AI). AI biedt op vandaag vaak snelle en vaak vrij goedkope oplossingen voor complexere problemen of repetitieve taken. Ga eens aan de slag met enkele basistoepassingen zoals Copilot of ChatGPT. 

Staat efficiënter werken ook op jouw agenda voor het komende najaar?
Digitalisering en automatisering kunnen bedrijven helpen om efficiënter te werken. Het maakt niet alleen sneller werken mogelijk maar vergroot ook nog eens het inzicht in de eigen organisatie. Digitalisering en automatisering zijn op vandaag al lang geen rocket science meer. Met enkele kleine en gerichte ingrepen kom je vaak al een heel eind. Denk aan procesverbeteringen (waar zit de bottleneck?), minimaliseren van manuele handelingen en eindeloos overtypen (AI biedt ook hier een snelle en vaak vrij goedkope oplossing) of databeheer (weg mapjes en eindeloze excelbestanden).
 

Niet meteen inspiratie hoe jij kan inzetten op efficiëntieverbeteringen, kostenbesparing door optimalisatie of tijdswinst, ook met kleinere ingrepen? Laat ons even sparren en dan zetten we samen de stap naar meer efficiëntie in 2024.